Privacyverklaring

Bij Visionplanner B.V. respecteren we jouw privacy. In deze verklaring leggen we uit hoe we jouw persoonsgegevens beveiligen en waarom dat belangrijk voor je is.

Visionplanner B.V. maakt deel uit van de Visma Group en houdt zich aan de Europese privacywetgeving, waaronderde General Data Protection Regulation (GDPR). Op onze homepage vind je deze privacyverklaring altijd terug.

Binnen Visma draagt de Data Protection Officer (DPO) zorg voor het toezicht op belangrijke privacybeslissingen.

Wanneer geldt deze Privacyverklaring?

We informeren je over hoe Visionplanner omgaat met gegevensverwerking wanneer wij bepalen waarom en hoe jouw gegevens worden verwerkt (Visionplanner als verwerkingsverantwoordelijke). Ook geven we je inzicht in hoe we gegevens verwerken voor onze klanten op hun instructie (de klant als verwerkingsverantwoordelijke en Visionplanner als verwerker).

Persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld je e-mailadres, woonadres of telefoonnummer. Deze gegevens hebben we nodig om jou goed van dienst te kunnen zijn. Als je niet akkoord gaat met onze manier van het verwerken van persoonsgegevens volgens deze verklaring, maak dan geen gebruik van onze website of diensten.
Visionplanner kan de volgende persoonsgegevens van je verwerken:

Basisinformatie zoals je naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en demografische gegevens.
Gegevens over je gebruik en webverkeer, zoals inloggegevens, gebruikersnaam en IP-adres.
Statistische gegevens over hoe je onze software en website gebruikt.
Persoonsgegevens die in het kader van een sollicitatie worden verstrekt.

Van wie verwerkt Visionplanner persoonsgegevens?

Bij Visionplanner verwerken we persoonsgegevens van sollicitanten, contactpersonen en softwaregebruikers van onze klanten. We verzamelen ook gegevens van potentiële klanten (leads) die ons benaderen via Visionplanner of andere kanalen.

Daarnaast verwerken we, namens onze klanten, gegevens die door de klant worden beheerd. Hierover vind je meer informatie in het gedeelte over de verwerker.

In deze Privacyverklaring noemen we betrokkenen ook wel personen of je.

Hoe verwerkt Visionplanner jouw persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke?

Wanneer Visionplanner bepaalt waarom en hoe we jouw persoonsgegevens verwerken, zijn we de verwerkingsverantwoordelijke. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer we gegevens verzamelen terwijl je bijvoorbeeld solliciteert, een vertegenwoordiger van een klant of een lead bent.

Wettelijke grondslag voor het verwerken van jouw persoonsgegevens

We verwerken je gegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

Jouw toestemming

Visionplanner kan jouw persoonsgegevens verwerken op basis van jouw toestemming, bijvoorbeeld wanneer je je hebt ingeschreven voor het ontvangen van marketingcommunicatie. Heb je toestemming gegeven? Dan kun je deze op elk moment weer intrekken.

Gerechtvaardigd belang

Visionplanner heeft een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van jouw gegevens voor beveiliging, ondersteuning en verbetering van onze diensten. Dit geldt ook wanneer je als contactpersoon of lead optreedt voor onze huidige en potentiële klanten, bijvoorbeeld in het geval klantenservice. We verwerken je persoonsgegevens op een manier die jouw privacyrechten en -vrijheden respecteert.

Daarnaast verwerken we gegevens op basis van gerechtvaardigd belang wanneer je je aanmeldt voor een webinar, rapporten downloadt, of andere content van onze website gebruikt. Dit belang is gericht op het correct kunnen verstrekken van content, het organiseren van webinars, het uitvoeren van marketingactiviteiten en het afhandelen van jouw verzoeken.

Overeenkomst

We kunnen jouw gegevens ook verwerken in het kader van het uitvoeren van een overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer je bij Visionplanner hebt gesolliciteerd en vervolgens een arbeidsovereenkomst met Visionplanner aangaat.

Hoe deelt Visionplanner jouw persoonsgegevens?

Visionplanner kan je persoonsgegevens met externe partijen delen in de volgende situaties:

Partners

Visionplanner kan jouw persoonsgegevens met partners delen wanneer hiervoor een gerechtvaardigd belang is en altijd in overeenstemming is met de geldende privacywetgeving.

Overheidsinstanties

Visionplanner kan verzoeken ontvangen van politie en andere autoriteiten om persoonlijke informatie te delen. Dit doen we alleen als er een rechterlijk bevel of vergelijkbare vordering is.

In dergelijke gevallen volgen we interne beleidslijnen en procedures voor het beoordelen van het verzoek en overleggen we met juridisch adviseurs. We delen alleen informatie die strikt wettelijk vereist is, en alleen op basis van geldige gerechtelijke bevelen of soortgelijke juridische vorderingen van overheidsinstanties.

Om ongeautoriseerde toegang tot enige informatie die we verwerken te voorkomen, voeren we ook technische maatregelen uit, zoals versleuteling en toegangscontrole. Het Visma Security Programma zorgt voor hoge veiligheidsnormen en vertrouwelijkheid.

Verder nemen we wettelijke verplichtingen op in contracten met onze onderaannemers, zodat zij ook technische en organisatorische en beveiligingsmaatregelen nemen die vergelijkbaar zijn met die van ons.

Als we verzoeken ontvangen van niet-EER autoriteiten, zorgen we ervoor dat we voldoen aan artikel 32 van de Dataverordening. Onze interne beleidslijnen en procedures zijn in overeenstemming met deze regelgeving.

Gebruik van (sub)verwerkers

Visionplanner maakt gebruik van andere partijen om onze diensten te kunnen leveren. Deze verwerkers leveren meestal clouddiensten of andere IT-hostingdiensten.

Bij het inschakelen van (sub)verwerkers sluit Visionplanner een verwerkersovereenkomst om jouw privacyrechten te beschermen. We werken het liefst met verwerkers binnen de EU/EER. Als een (sub)verwerker buiten de EU/EER gevestigd is, zorgt Visionplanner ervoor dat deze partijen dezelfde wettelijke standaarden toepassen, onder andere via EU-modelclausules.

Meer informatie over de subverwerkers die we gebruiken vind je in de Visma Trust Centre.

Wat zijn jouw rechten?

Basisrechten

Je hebt het recht om inzage te krijgen in je persoonsgegevens door een overzicht aan te vragen van de gegevens die we over jou verwerken. Ook heb je mogelijk recht op gegevensportabiliteit. Daarnaast kun je Visionplanner vragen om eventuele onjuistheden in je gegevens te corrigeren.

Verder kun je verzoeken je persoonsgegevens te laten verwijderen, de verwerking ervan te beperken of bezwaar maken tegen onze verwerking, in lijn met deze Privacyverklaring of andere specifieke voorwaarden rondom onze dienstverlening.

Voor al deze verzoeken kun je contact opnemen via privacy@visionplanner.com.

Tot slot heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerking van jouw persoonsgegevens.

Voor de persoonsgegevens die wij als verwerker in opdracht van de klant verwerken, dien je een verzoek bij jouw werkgever (onze klant) in te dienen. Dit aangezien de onze klant als verwerkingsverantwoordelijke bepaalt wat met deze persoonsgegevens wordt gedaan. Als je het verzoek bij Visionplanner indient, wordt het verzoek doorgezet naar jouw werkgever en zullen wij jou laten weten dat het verzoek is doorgestuurd.

Marketingcommunicatie

Je hebt het recht om je af te melden voor marketingcommunicatie van Visionplanner. Dit recht kun je uitoefenen door:

De instructies te volgen om je uit te schrijven van de betreffende marketingcommunicatie.
Ons een e-mail te sturen via privacy@visionplanner.com.

Let op, ook als je geen marketingcommunicatie meer wilt ontvangen, kan het zijn dat je nog steeds administratieve berichten van Visionplanner krijgt. Denk aan orderbevestigingen en meldingen die nodig zijn voor het beheer van je account of diensten die we aan klanten leveren.

Hoe beschermt en bewaart Visionplanner jouw persoonsgegevens?

Beveiliging van je persoonsgegevens

Visionplanner hecht het grootste belang aan je vertrouwen en dat van onze klanten. Visionplanner zet zich volledig in voor het voorkomen van ongeoorloofde toegang tot, openbaarmaking van of andere afwijkende verwerking van persoonsgegevens. Visionplanner zal zorgdragen voor de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens die we verwerken, de integriteit van de persoonsgegevens behouden en de toegankelijkheid ervan beveiligen in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.

Als onderdeel van onze verplichtingen maken we gebruik van redelijke en passende organisatorische, technische en fysieke procedures en maatregelen om de informatie die we verzamelen en verwerken te beschermen, waarbij we rekening houden met het soort persoonsgegevens en het risico voor jou en onze klanten bij een schending. De volgende maatregelen zijn in dit opzicht van bijzonder groot belang:

Organisatorisch

Verplichte procedures voor het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten.
Periodieke awareness sessies met medewerkers die toegang zouden kunnen hebben tot persoons- of andere vertrouwelijke gegevens.
Verwerkersovereenkomsten met onderaannemers die gegevens verwerken namens Visionplanner.

Technisch

Classificatie van persoonsgegevens teneinde beveiligingsmaatregelen te implementeren naar gelang van de risicobeoordeling.
Beoordelen van het gebruik van encryptie als risicomitigerende maatregelen.
Beperken van toegang tot persoonsgegevens tot enkel diegenen die toegang nodig hebben ten behoeve van het nakomen van verplichtingen uit hoofde van wet- en regelgeving of de overeenkomst die wij zijn aangegaan met de klant.
Gebruik van zelfbeoordelingen rondom beveiliging om te analyseren of huidige technische en organisatorische maatregelen voldoende zijn om persoonsgegevens te beschermen, met inachtneming van de vereisten zoals uiteengezet in van toepassing zijnde privacy wetgeving.

Fysiek

Gebouwen zijn beschermd door middel van toegangscontrole en videobewakingssystemen

Hoe lang slaan we je persoonsgegevens op?

In het geval Visionplanner de verwerkingsverantwoordelijke is, bewaart Visionplanner jouw persoonsgegevens slechts zolang dit noodzakelijk is voor de doelstellingen genoemd in deze privacyverklaring, waarbij ook rekening wordt gehouden met onze verplichting om vragen te beantwoorden of problemen op te lossen en om de wettelijke vereisten na te leven in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Dit betekent dat Visionplanner jouw persoonsgegevens gedurende een redelijke periode kan bewaren nadat jij en jouw klant voor het laatst contact met ons hadden. Wanneer de persoonsgegevens die we verzameld hebben niet langer noodzakelijk zijn, wissen wij deze. We kunnen gegevens verwerken voor statistische doeleinden, maar in dergelijke gevallen worden de gegevens gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.

De gegevens die we in het kader van een sollicitatieprocedure hebben verwerkt, worden als uitgangspunt binnen vier weken nadat de sollicitatieprocedure is afgerond verwijderd. Met jouw toestemming kunnen we deze gegevens voor een langere periode bewaren zodat we je in de toekomst kunnen benaderen voor interessante vacatures.

Hoe beschermt en bewaart Visionplanner persoonsgegevens als verwerker?

Visionplanner levert verschillende diensten aan onze klanten. Deze diensten omvatten de verwerking van klantgegevens, met inbegrip van hun persoonsgegevens, alsmede gegevens uit de financiële en salaris administratie. De doeleinden van de verwerking worden bepaald door onze klanten, niet door Visionplanner, waardoor de klant de verwerkingsverantwoordelijke is. Visionplanner treedt in deze gevallen op als verwerker en verwerkt de gegevens namens en volgens de instructies van de klant. De relatie tussen de klant als verwerkingsverantwoordelijke en Visionplanner als verwerker wordt geregeld door een verwerkersovereenkomst. In de verwerkersovereenkomst worden ook afspraken gemaakt over de bewaartermijnen. Als uitgangspunt worden de persoonsgegevens niet langer verwerkt dan tot het einde van de overeenkomst met de klant.

Wijzigingen in deze Verklaring

Wanneer we deze Privacyverklaring aanpassen, plaatsen we de herziene verklaring hier, met een bijgewerkte datum van herziening. Wij raden je aan om de privacyverklaring regelmatig in te zien. Wanneer we belangrijke wijzigingen aanbrengen in onze privacyverklaring waardoor onze privacypraktijken wezenlijk veranderen, kunnen wij je ook op andere wijze op de hoogte stellen, zoals door het versturen van een e-mail of door een bericht te plaatsen op onze zakelijk website en/of sociale-mediapagina's, voordat de wijzigingen van kracht worden.

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op: 9 maart 2026.

Contact opnemen

Als je opmerkingen of vragen over onze Privacyverklaring of zorgen over onopgeloste privacyvraagstukken of het gebruik van gegevens hebt, die wij niet op een bevredigende wijze hebben afgehandeld of over een mogelijke inbreuk op je privacy, stuur deze dan naar privacy@visionplanner.com.

Al jouw verzoeken of klachten zullen vertrouwelijk worden behandeld. Wij zullen contact met je opnemen om je zorg met je te bespreken en de mogelijkheden uiteen te zetten hoe dit opgelost kan worden. Wij streven ernaar om klachten op tijdige en passende wijze op te lossen.