6 redenen waarom Excel of Word niet geschikt zijn voor het maken van de Jaarrekening.

29 januari 2020 Joris Joppe

 Overstappen van Word of Excel naar Visionplanner

Wanneer heb je voor het laatst een handgeschreven brief verstuurd? Dat was waarschijnlijk al een tijdje geleden. En de laatste keer dat je een abacus hebt aangeraakt was waarschijnlijk op de basisschool. Weet je niet waar het over gaat? Dat kan kloppen, want die dingen zijn echt niet meer van deze tijd. Zo is het eigenlijk ook met een jaarrekening in Word of Excel.

Maar Excel en Word kosten mij geen geld...

Dat klopt. Waarschijnlijk gebruik je deze software al voor andere doeleinden. Door jaarrekeningen te maken met Word of Excel bespaar je dus de kosten van alternatieve software. De vraag is of je hiermee daadwerkelijk geld bespaart. Als een timmerman op pad gaat met het verkeerde gereedschap doet hij langer over zijn werk. Of erger nog, wellicht kan hij niet de kwaliteit leveren die van hem verwacht wordt. In het ergste geval moeten dan zelfs herstelwerkzaamheden gedaan worden. Voor een financieel professional is dat niet veel anders. Zorg ervoor dat je over de juiste tools beschikt.

Om onze woorden kracht bij te zetten, geven we 6 redenen waarom Excel en Word niet geschikt zijn voor het opstellen van jaarrekeningen.

1. Foutgevoeligheid

In Word en Excel is spellingcontrole aanwezig. Daar is ook alles mee gezegd. Buiten de spellingcontrole zijn geen controlefuncties aanwezig. Een slimme Excel-gebruiker kan dit enigszins ondervangen door controleformules in te bouwen in de jaarrekening die alarmbellen laten afgaan als de balans niet in evenwicht is. Maar een slimme Excel gebruiker zou de jaarrekening niet in Excel maken. Er is namelijk maar weinig voor nodig om een controleformule te laten omvallen. Als dat gebeurt ben je helemaal ver van huis. Dan is je vertrouwen in de kwaliteit van de cijfers gestoeld op onjuiste controles.
 

2. Inconsistentie

Als het gaat over het opstellen van jaarrekeningen is het belangrijk dat je op consistente wijze de wet- en regelgeving toepast. Als je net begint met je Word- of Excelsjabloon gaat dat waarschijnlijk nog wel goed. In je sjabloon zitten immers de standaardteksten en de indeling is precies zoals je die hebben wilt. In het tweede jaar gaat het meestal mis. Je kopieert de jaarrekening van vorig jaar, want dat scheelt nou eenmaal tijd. Je past wat teksten aan in verband met gewijzigde regelgeving en klaar ben je weer voor dat jaar. Als je een aantal jaren verder bent, is het maar de vraag of alle relevante aanpassingen in iedere jaarrekening op dezelfde manier zijn doorgevoerd.

3. Verschillende versies van documenten

Je wordt gebeld door de klant. Hij wil een financiering aanvragen voor aanschaf van een bedrijfsauto. Of je even de jaarrekeningen van afgelopen jaren wilt mailen. Jij gaat dat regelen zeg je, en je hangt op. Je navigeert naar je Windows Verkenner en het zweet breekt je uit.

4. Geen inzicht in het proces

Hoe ver ben je met de jaarrekening? Wie heeft het laatst aan de jaarrekening gewerkt en wat is er toen precies gedaan? Hoe staat het met de kantoorplanning? Dat zijn zaken waar je graag grip op wilt hebben. Excel of Word gaat je dat inzicht niet geven.

5. Afhankelijkheid van de bouwer

Veel kantoren die werken met Excel-rapportages zijn erg afhankelijk van de Excel-expert die de rapportage ontwikkeld heeft en deze onderhoudt. In de praktijk komen we nog regelmatig tegen dat het vertrek van zo’n persoon bij het kantoor uiteindelijk aanleiding is om (op korte termijn) op zoek te moeten naar alternatieve software. Op zo’n gedwongen overstap zit je natuurlijk niet te wachten. Zeker niet als de spoeling op kantoor ook net nog eens een stukje dunner geworden is. Zorg ervoor dat je dat moment voor bent.

6. Dubbel werk

De kans is groot dat je gedurende het jaar ook al naar de cijfers van jouw klant hebt gekeken. Bijvoorbeeld bij het opstellen van de BTW-aangifte. Hierbij heb je voor de jaarrekening relevante kennis opgedaan. Maar hoe ga je die snel in jouw fantastische Word- of Excel-template krijgen? De kans is groot dat je twee keer dezelfde feiten aan het vastleggen bent. Dat is natuurlijk zonde van je kostbare tijd. 

Overstappen van Word of Excel naar Visionplanner.

We bieden je een whitepaper aan waarin deze 6 punten naar voren komen. Daarnaast leggen we uit waarom Word en Excel ongeschikt zijn voor het opstellen van een jaarrekening voor iedere professional die zichzelf een beetje serieus neemt. Naast het feit dat een overstap je een oplossing biedt voor de 6 bovengenoemde problemen, biedt een overstap op Visionplanner je nog veel meer extra mogelijkheden ten opzichte van een jaarrekening in Word of Excel. Download de whitepaper op onze website.  In deze whitepaper komen 6 bovengenoemde punten opnieuw naar voren. Daarnaast vertellen we je graag wat een overstap naar Visionplanner je oplevert.

DOWNLOAD WHITEPAPER

 

Blijf op de hoogte

Meld je aan voor onze Blog updates

E-mail