Tussentijdse cijfers

Meerwaarde voor de ondernemer door maand- en kwartaalrapportage.

Maand- en kwartaalrapportage

Wat zijn tussentijdse cijfers? 

Als accountant maak je eens per jaar de balans op voor je klanten. Deze cijfers presenteer je in de jaarrekening: een dik pak papier waarin het afgelopen jaar onder de loep genomen wordt. 

Wanneer je werkt met tussentijdse cijfers, richt je dit proces anders in. Tussentijdse cijfers zijn rapportages die je elke maand of elk kwartaal voor de ondernemer maakt en aan hem presenteert. In plaats van alleen na afloop van het jaar, ziet de ondernemer dus ook gedurende het jaar hoe de financiële zaken ervoor staan. Als accountant ben je dus door het jaar heen in contact met je klant. 

Misschien denk je nu: mooi hoor, maar dat kost toch veel te veel tijd? Het antwoord hierop is: nee, zeker niet. Lees maar verder over de voordelen van tussentijdse cijfers.                 

 

De voordelen van tussentijdse cijfers 

Werken met maand- of kwartaalcijfers levert zowel de accountant als zijn klant, de ondernemer, meerdere voordelen op. 

Voordelen van tussentijdse cijfers voor de accountant 

Bespaar tijd op het samenstellen van de jaarrekening 

Met de juiste software zijn de cijfers van je klanten altijd up-to-date. Dat scheelt een hoop werk bij het samenstellen van de jaarrekeningen! Want niet alleen de tussentijdse cijfers heb je met een druk op de knop te pakken, ook de jaarrekening genereer je in een handomdraai. Met goede software stel je op een eenvoudige manier een jaarrekening op die voldoet aan alle wettelijke vereisten. De jaarrekening is beknopt waar het kan en uitgebreid waar het nodig is. 

Hoeveel tijd bespaar je dan op de jaarrekening door te werken met tussentijdse cijfers? Gebruikers van de software van Visionplanner besparen tot drie uur op een jaarrekening, vergeleken met klassieke rapportgeneratoren. 

Een efficiënt ingericht accountantskantoor 

Accountantskantoren hebben veel te maken met piekbelasting. Tegen de tijd dat de jaarrekeningen samengesteld worden, werken de meeste accountants elke week een paar avonden over. Dit vraagt veel van de accountants en is verre van ideaal. Beter zou het zijn als deze werkdruk gelijkmatig over het jaar verdeeld zou zijn. 

Door te werken met tussentijdse cijfers en hierdoor tijd te besparen op het samenstellen van de jaarrekening verdeel je de werkdruk dus beter over het jaar. Elke maand of elk kwartaal verwerk je de actuele stand van de cijfers en bespreek je deze met je klant. Op deze manier worden de processen in je kantoor efficiënter ingericht. Natuurlijk verschillen de processen per kantoor, maar voor elk kantoor is een stevige basis voor de processen te bedenken als je werkt met tussentijdse cijfers en goede software. De piekbelasting rondom de jaarrekeningen valt weg of is in elk geval een stuk lager dan voorheen. 

Bouw een relatie op met je klant 

Volgens de klassieke werkwijze van accountants is er, naast contactmomenten rondom de jaarrekening, weinig contact met de klant. De klant kan natuurlijk altijd bellen als er wat is. Maar omdat de accountant niet veel in beeld is, is de drempel daarvoor hoog. 

Wanneer je werkt met tussentijdse cijfers zal de relatie tussen de accountant en de klant er heel anders uitzien. Elke maand of elk kwartaal kom je als accountant bij de klant op bezoek, drink je een bak koffie en praat je de ondernemer bij over de cijfers. Je ontmoet andere medewerkers, hebt de kans om een praatje te maken met hen en bespreekt hierdoor dingen die je normaal gesproken niet zou bespreken. Doordat je zo frequent bij de klant over de vloer komt, heb je de kans om een relatie op te bouwen. Als je de ene keer hoort dat je klant met zijn vrouw een weekendje naar Milaan gaat, dan kun je hem de volgende keer vragen wat hij van de Duomi di Milano vond bijvoorbeeld. En zo toon je interesse en voelt de klant zich gezien. 

Dankzij de goede relatie met je klant werk je fijn samen. De relatie kan wel een stootje hebben. En als het klikt op persoonlijk gebied én de ondernemer is tevreden over je diensten, dan zal hij jou of je onderneming aanbevelen bij collega-ondernemers. 

klantrelatie VP

Er is meer gelegenheid voor advieswerk 

Dankzij de tussentijdse cijfers en het efficiënt ingerichte kantoor én de goede relatie met je klant brengen een volgend voordeel voort: er is meer gelegenheid voor advieswerk. 

Allereerst heb je veel meer tijd voor advieswerk dankzij de goede software voor tussentijdse cijfers. Hiermee bespaar je tijd op de standaard dingen die moeten, zodat je meer tijd overhoudt voor dingen die kunnen, zoals advies geven. 

Daarnaast groeit de band met de ondernemer. Jullie zitten regelmatig bij elkaar en bij het bespreken van de cijfers kun je inhaken op de actualiteit door het aanbieden van een aanvullende dienst. 

Deze combinatie van factoren zal ervoor zorgen dat het advieswerk dat jouw accountantskantoor levert, stijgt. Een goede ontwikkeling, want met advieswerk valt meer te verdienen dan met de standaard dingen zoals jaarrekening opstellen! 

Voordelen van tussentijdse cijfers voor de ondernemer 

Ook voor de ondernemer is het positief als er met tussentijdse cijfers gewerkt wordt. Hij kan makkelijker bijsturen in het jaar en als je de juiste software gebruikt, zijn de cijfers voor hem op een begrijpelijke manier inzichtelijk. 

De ondernemer kan makkelijker bijsturen 

Een ondernemer ontvangt zijn jaarrekening vaak ongeveer drie maanden na het afsluiten van het jaar. De koers voor het nieuwe jaar is dan allang bepaald. De cijfers uit het jaarverslag doen er wel toe, maar ze zijn eigenlijk te laat bekend om er daadwerkelijk op te anticiperen. 

Wanneer de ondernemer elke maand of elk kwartaal de actuele cijfers te zien krijgt, zit hij korter op de bal en kan hij gelijk bijsturen. Loopt alles niet zoals gepland, dan kan hij gelijk de nodige aanpassingen doen om toch zijn doelen te behalen. Een groot pluspunt voor de ondernemer! 

Overzichtelijke dashboards voor de ondernemer

Eerlijk is eerlijk, de getallen uit de jaarrekening en tussentijdse rapportages zijn voor de ondernemer soms moeilijk te interpreteren. Hij heeft deze kennis en ervaring eenvoudigweg niet in huis. Gelukkig hoeft dit geen probleem te zijn. Visionplanner laat de tussentijdse cijfers zien in overzichtelijke dashboards. Hiermee ziet de ondernemer in een oogopslag hoe het ervoor staat met zijn onderneming. Het is mogelijk om de dashboards aan te passen aan wat interessant is voor de specifieke klant. 



Zo stel je tussentijdse cijfers samen

Tussentijdse cijfers samenstellen met standaardpresentaties 

Standaard werk maakt je werk makkelijker. Standaard dashboards met tussentijdse cijfers maken je werk ook makkelijker. Standaard klinkt misschien negatief, maar ik bedoel niet dat je je dienstverlening standaard moet maken. Het motto is dan ook: Voer een maatwerk gesprek vanuit standaard inzichten. Je kunt tijdens het gesprek de nodige verdieping toevoegen en een focus aanbrengen. Je kunt niet op alles focussen als je alles laat zien. Voorbeeld: je hebt een standaard rapportage m.b.t. de brutomarges die je met iedere onderneming kan bespreken. Tijdens de bespreking zal het accent bij iedere ondernemer anders zijn, hoewel de rapportage hetzelfde kan zijn.

Dus werk standaard. Of nog beter, werk met standaarden. Door met standaarden te werken heb je een beperkte keuze voor de klant en kan je deze keuzes voorbereiden. Denk hierbij in businesscases. Heb je klanten waarbij de dienstverlening min of meer hetzelfde is? Maak voor deze groep een set informatie inzichtelijk middels een dashboard. Het voordeel daarvan is dat je (bijna) geen maatwerk hoeft toe te passen.

Tijd is je meest beperkende productiefactor. Want in geval van ondercapaciteit is dat de reden van je stagnerende omzet. Als het goed is, maak je in je beperkte tijd het liefst zoveel mogelijk klanten blij. Dan moet je standaard gaan werken. Standaard werken zorgt voor een lagere tijdsinvestering per klant (je kunt immers veel hergebruiken van je proces). Een lagere tijdsinvestering per klant betekent meer klanten die je blij kunt maken en dus een lagere kostprijs per klant. De tijd die vrijkomt kan je investeren in je gezin, het geven van adviezen of het bedienen van meer (nieuwe) klanten. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de kans op fouten.

15072019 Quote joris 1

Wist je dat jij precies dezelfde klanten hebt als ieder ander kantoor? Grosso modo zijn er namelijk maar 4 type klanten. We zetten ze even voor je op een rij. Voor ieder van deze typen kan je een standaard ontwikkelen. 

  • De ondernemers waarvoor jij de specialist bent. Ze bellen je voor specifieke vraagstukken denk bijv. aan het maken van een prognose of een financieringsaanvraag. 
  • De ondernemers waarvoor jij de sparringpartner bent. Je hebt regelmatig contact en je bent breed betrokken bij de klant. Van deze klanten kan je er niet genoeg hebben. 
  • De ondernemers met een min of meer slapende onderneming. Ze hebben je nodig voor de moetjes maar je zult er weinig advies kwijt kunnen. 
  • De kleinere ondernemers waar je met enige regelmaat contact hebt en waar je verschillende administratieve zaken voor verwerkt. 

Een bijkomend voordeel van het werken met standaarden is dat je ook de standaarden aan kan passen. Met het oog op het onderhoud en wijzigingen is het ook veel aantrekkelijker om met standaarden te werken. Je hoeft dan alleen de standaarden aan te passen. 

Reken maar mee hoeveel aantrekkelijker het is om met standaarden te werken. Stel je maakt een standaard dashboard, wat je baseert op de standaarden die al meegeleverd worden, dan kost het je ongeveer 8 uur. Stel je hebt een kostprijs van 80 euro per uur dan kost het maken van deze set informatie je 640 euro. Als je deze set informatie ter beschikking kan stellen aan 100 klanten kost het je nog maar 6,40 per klant. Een klant is al snel bereid 10 à 20 euro per maand voor een goede set aan informatie te betalen. Dat zou betekenen dat je met een investering van 640 euro per maand 2000 euro kan ophalen. Dit zonder extra uren te hoeven investeren.

Bepaal doelstellingen met je klant 

Begin met het doel voor ogen. Als je weet wat het doel is van de ondernemer kan je hem helpen het doel te bereiken. Wanneer je de ondernemer kan helpen bij het bereiken van zijn doel bied je echt toegevoegde waarde.

Door een doel te bepalen met de ondernemer kan je ervoor zorgen dat hij ook doelgericht gaat ondernemen. Je kunt hem of haar bovendien ook confronteren met het verschil tussen het gestelde doel en het behaalde resultaat. Bepaal niet zelf het doel van de ondernemer. De ondernemer zal immers veel minder bereidwillig zijn als jij zijn doel bepaalt. 

Het bepalen van een doel met de ondernemer heeft ook als voordeel dat je hem beter kan begeleiden. Je kunt je adviezen insteken op het door de ondernemer gekozen doel. Want dat is waar de ondernemer het voor doet. Met behulp van rapportages kan je spiegelen of het doel haalbaar is en waar bijgestuurd moet worden. En wat nou als de klant het doel heeft bereikt? Dan heb je er een ambassadeur bij, en zal hij samen met jou nieuwe doelen willen stellen.

In gesprek met je klant 

Als het goed is, is het doel van tussentijdse cijfers het gesprek met de klant. Juist door in gesprek te gaan komen zowel de klant als jij tot nieuwe inzichten. Tijdens het gesprek kan je de klant vragen stellen om hem te prikkelen. Wanneer je alles al voor de ondernemer invult zal het voor de ondernemer minder interessant zijn. Je kunt in gesprek tot maatwerk komen door open eindjes te laten bestaan. Daarmee dwing je de ondernemer mee te denken en het voorkomt dat je zelf vast komt te zitten in denkpatronen. Juist door vragen te stellen en de ondernemer in het gesprek te confronteren word je de sparringpartner die de ondernemer nodig heeft.

15072019 Quote joris 2

De ondernemer heeft behoefte aan een sparringpartner. Niet een nee-knikker of iemand die vanachter zijn bureau alles denkt te weten over bedrijfsvoering. Claim je kennis en ervaring en durf de ondernemer te confronteren. Van sparren wordt de ondernemer beter. Juist wanneer je vanuit een andere hoek naar zijn bedrijf kijkt en ook vanuit die hoek uitdeelt, wordt de ondernemer bewuster. Wanneer je niet uitdeelt wordt de ondernemer niet geconfronteerd met zijn/haar zwaktes. Met andere woorden; beoefen je liever de vechtsport of de vechtkunst met je klant?

Je klant is een relatie van je, toch? Bij een relatie hoort frequent contact. De klant is klant bij jou omdat hij jou waardeert. Een jaarrekening of andere rapportages kan hij immers overal krijgen. Zorg daarom dat je hem zo vaak mogelijk (en relevant) spreekt. Dat onderscheidt je van andere kantoren. Blijf in gesprek en zorg dat de ondernemer jou nodig heeft en het niet zelf afkan op basis van wat inzichten. Zorg voor aandacht en blijf nieuwsgierig. Als je tijdens de gesprekken vragen blijft stellen vanuit oprechte interesse, krijg, heb en houd je een mooi gesprek en bouw je aan een mooie gezonde relatie.

Een goed klantgesprek is dus van groot belang. In dit blog lees je vier tips voor een goed klantgesprek.

GRATIS PRIJSBEREKENING

Ontdek Visionplanner

Bereken wat Visionplanner voor jouw kantoor kan betekenen

Bereken je prijs

De voordelen voor de adviseur

Het klinkt zo simpel en eigenlijk is het dat ook. Om een belangrijke sparring partner te worden voor je klanten moet je weten wat ze belangrijk vinden. Maximaal rendement? Optimale cashflow? Voorspelbaarheid?

Met onze adviesabonnementen (per kwartaal, maand of op maat) presenteer je je klanten de tussentijdse cijfers die ze nodig hebben om verder te komen.

Blijf op de hoogte

Meld je aan voor onze nieuwsbrief.

E-mail