De SoftwareSupermarkt – Efficiënt of effectief? (deel 3 van 6)

6 juni 2018 Hans Wijnveen

(door Niels Kamerling, consultant bij Visionplanner)

Inmiddels weet je software onder te verdelen in verschillende groepen. In deze blog gaan we het hebben over efficiency en effectiviteit in de SoftwareSupermarkt. Tijd om weer eens een sprongetje te maken in de tijd, net zoals in de eerste blog.

Vijf jaar geleden ging ik samenwonen met mijn vrouw en zoals bijna iedereen, deden ook wij in het begin onze boodschappen in de supermarkt gezamenlijk. Ik deed dat (te) rustig, gecontroleerd. Ik nam de tijd en bestudeerde etiketten om zo de juiste keus te maken. Niet echt efficiënt, maar ik koos naar mijn idee wel altijd de juiste producten. Mijn vrouw deed het anders: licht gehaast en bevlogen. Ze vloog ook bijna door de supermarkt, want ‘groenten zijn groenten, of ze nu uit Nederland of Spanje komen’. Heel efficiënt, maar bij het koken hadden we toch vaak net niet de goede producten in huis. Tegenwoordig hebben we een betere mix gevonden: we doen gecontroleerd bevlogen boodschappen, een combinatie van efficiënt en effectief!

Kantoren die een boekhoudpakket kiezen, doen vaak boodschappen zoals mijn vrouw dat voorheen deed: je shopt altijd bij dezelfde supermarkt en komt thuis met minimaal één kant-en-klaar maaltijd, want dan hoef je niet meer apart langs de groenten en het vlees. Lekker efficiënt, maar de kwaliteit van de groenten en het vlees is minder als je dat vergelijkt met de kwaliteit bij de groenteboer of slager.

In het kader van software, is dit denk ik niet heel anders. Waar je in de supermarkt in het schap van aardappels o.a. bintjes, bildtstar en nicola’s vindt, kun je in de SoftwareSupermarkt in het schap van boekhoudpakketten al snel kiezen uit minimaal 25 applicaties. Bovendien kun je er vaak mee factureren, betaalopdrachten mee klaarzetten, BTW-aangiften versturen en iets dat op een dashboard lijkt, laten zien. Maar betekent dit dat het altijd top-notch is? Nee. Het is net als bij de verschillende aardappels: in de kern blijven het altijd aardappels, maar de ene aardappel leent zich beter om gekookt te worden, terwijl een ander gebakken beter zal smaken.

Mijn oud-collega riep vaak ‘less is more, Niels.’ En ik ben dat nog steeds geheel met hem eens. Waarom? Je kunt voor een zo uitgebreid mogelijk softwarepakket gaan, waar steeds meer nieuwe functies aan toegevoegd worden, omdat het je gemakkelijk en efficiënt lijkt. Daar wordt het alleen kwalitatief niet altijd beter van. Focust een leverancier op dat gebied waarvoor zijn software in eerste instantie bedoeld is, dan zie je daar vrijwel altijd het best mogelijke product uit voortkomen. Wat mij betreft geldt dit ook voor boekhoudsoftware en het brede scala aan factureringssoftware, scan-en-herkenapplicaties, fiscale pakketten en dashboardtools.

Waarom kiezen zoveel kantoren dan toch voor een softwarepakket dat heel uitgebreid is en minimaal tien jaar mee kan draaien in de organisatie? Heel simpel: je hebt je kant-en-klaar maaltijd! In andere woorden: je hebt ‘alles in één keer’. Maar in mijn ogen betekent dat ook onnodige ballast die je voor een deel van je klanten en medewerkers binnenhaalt. Wat je er wel mee voorkomt, is het  importeren en exporteren van en naar andere applicaties. Dat werkte vaak niet soepel en bovendien wist slechts een handjevol mensen binnen de organisatie hoe het precies werkte. Gelukkig komt daar steeds meer verandering in.

Tegenwoordig wordt er steeds meer gebruik gemaakt van kleinere, in specifieke onderdelen gespecialiseerde softwareapplicaties, Dit wordt ook wel ‘Best of breed’ genoemd: voor iedere toepassing kies je de best passende oplossing. Ik adviseer je om weer eens goed rond te kijken in de SoftwareSupermarkt voor de accountancy. Er is veel veranderd in de laatste 5 jaar en er zijn veel nieuwe, vaak kleinere, producten bij gekomen waar je als kantoor je voordeel mee kunt doen. Bovendien beschikken deze nieuwe toepassingen vrijwel altijd over handige API’s, die helemaal zelf de juiste informatie voor je uit andere software halen. Geen gerommel meer met Excel- of csv-exports. En dat komt het gebruik van verschillende softwarepakketten natuurlijk ten goede.

Ik kan me voorstellen dat je niet helemaal weet wat een API is. API? Of ja, het verbindt iets, toch? Ongeveer. Laat ik het uitleggen. Een API (Application Programming Interface) zorgt voor verbinding en gegevensuitwisseling tussen verschillende softwarepakketten, zonder dat het vereist is dat ontwikkelaars weten hoe het softwarepakket werkt. Zo kan informatie uitgewisseld worden tussen twee applicaties, zonder de rompslomp van import en export van bestandjes. API’s komen het meest voor bij web-enabled en webbased softwarepakketten die met elkaar willen ‘praten’.

Een voorbeeld van software waarbij een API het ‘bruggetje’ is tussen twee softwarepakketten, is de loonadministratiesoftware van NMBRS en het dashboard van Visionplanner Cloud. In NMBRS genereer je een zgn. API token. Dit token is een specifieke sleutel enkel en alleen voor de toegang tot de loonadministratie van die ene specifieke klant waarvoor je die sleutel hebt gegenereerd. Door die sleutel vervolgens in bijvoorbeeld Visionplanner Cloud in te voeren, krijg je de loonadministratiecijfers van die klant in grafieken en tabellen op een dashboard in Visionplanner te zien.

Goed! We zijn weer een schap verder in de SoftwareSupermarkt. We hebben vandaag besloten niet meer alleen naar kant-en-klaar maaltijden te kijken. Kijk ook eens naar de andere schappen voor andere producten: dat is echt de moeite waard door de specialistische benadering van deze applicaties op een specifiek financieel onderdeel van het boekhouden. Bovendien beschikken veel van deze producten over een API, die informatieuitwisseling tussen applicaties, vereenvoudigt.

Over twee weken gaan we de artikelen uit de schappen combineren voor je klant en bekijken we welke ingrediënten meerwaarde voor jouw verschillende klantengroepen kunnen bieden.

 

Blijf op de hoogte

Meld je aan voor onze Blog updates

E-mail