AI implementeren in jouw accountantskantoor: praktische stappen en voordelen

Je bent wellicht al bekend met de voordelen van kunstmatige intelligentie (AI) voor de accountancy. Nu is het tijd om te ontdekken hoe je AI daadwerkelijk kunt implementeren binnen jouw kantoor. In dit artikel bespreekt Doede de praktische stappen, de kosten die je kunt verwachten en hoe je je medewerkers kunt voorbereiden. Ook geeft hij voorbeelden van hoe VAIA, de AI-assistent binnen Visionplanner, jouw kantoor nu en in de toekomst kan ondersteunen.

Het implementeren van AI in jouw kantoor biedt enorme kansen, maar vraagt om een gestructureerde aanpak. Voordat je aan de slag gaat, is het belangrijk om te begrijpen wat er allemaal bij komt kijken en hoe je AI stapsgewijs kunt integreren in jouw processen.

Stap voor stap AI integreren in je kantoor

1. Start met een inventarisatie van processen
   Breng repetitieve taken binnen jouw kantoor in kaart, zoals maandrapportages, administratieve kwaliteitsbewaking, fiscale optimalisatie en bedrijfsadvisering. Dit helpt om te bepalen waar AI de meeste impact kan hebben.
2. Bepaal je doelen
   Stel concrete doelen voor de implementatie van AI. Wil je bijvoorbeeld tijd besparen op routinetaken of de kwaliteit van jouw rapportages verbeteren? Door duidelijke doelstellingen te formuleren, kun je beter meten wat AI jouw kantoor oplevert.
3. Begin klein en schaal geleidelijk op
   Start klein door AI in te zetten voor specifieke vragen zoals financiële analyses. Denk aan: hoe heeft de brutomarge zich ontwikkeld bij een bepaalde klant over het afgelopen jaar? Wist je dat je deze vraag kunt stellen via de open prompt-functie in VAIA, de AI-assistent in Visionplanner? Vraag om de resultaten weer te geven in een tabel op het scherm. Zo heb je direct overzicht en kun je beoordelen of het correct is. Dit maakt het mogelijk om geleidelijk vertrouwd te raken met de technologie, zonder grote risico's.
4. Train je medewerkers
   Het succes van AI hangt af van de betrokkenheid van jouw medewerkers. Zorg voor gerichte communicatie en trainingen, zodat ze zich ondersteund voelen en de voordelen van AI inzien.
5. Deel je successen
   Succes geboekt met AI? Deel het met je collega’s. Op deze manier vergroot je het werkplezier van efficiënt en slim werken. Ook als iets niet goed is gegaan is het handig om dit te delen. Zo werk je samen toe naar succes met AI.

Wat kost AI en wat levert het op?

AI-implementatie kost tijd en geld, maar levert op de termijn veel op, zoals meer klanten bedienen met minder personeel. Dit maakt groei mogelijk zonder extra personeel. Tip: focus niet alleen op hoe en welke tools je wilt inzetten, maar vooral op wat je wilt bereiken en wat je van jouw medewerkers verwacht.

Return on Investment (ROI)

AI kan op meerdere manieren rendement opleveren. Op dit moment kun je AI zien als een junior assistent: je krijgt hulp bij allerlei repeterende taken, waardoor je tijdwinst boekt en lagere foutpercentages behaalt. Maar net als een junior assistent moet je AI soms nog even helpen en begeleiden. Dit resulteert niet alleen in een verbeterde kwaliteit van dienstverlening, maar ook in hogere klanttevredenheid en meer klanten. Kijk bij het maken van je berekeningen van de kosten niet alleen naar de investering maar vooral wat het oplevert. Zet de bespaarde tijd of de verhoogde kwaliteit om naar een uren x tarief.

Voorbereiden op de toekomst: medewerkers betrekken en trainen

Om AI effectief te implementeren, is het belangrijk om jouw medewerkers te betrekken bij het proces. Dit betekent niet alleen jouw medewerkers informeren, maar ook actief trainen in het gebruik van AI-tools. Door jouw medewerkers goed te begeleiden, kun je weerstand tegen verandering verminderen en ervoor zorgen dat AI als een hulpmiddel wordt gezien, niet als een bedreiging. Zo doe je dat:

• Zorg voor duidelijke communicatie: Leg medewerkers uit wat AI is, welke voordelen het biedt en waarom het belangrijk is voor de toekomst van het kantoor. Hierdoor voelen ze zich betrokken en begrijpen ze de noodzaak van de verandering.
• Plan gerichte trainingen: Bied trainingen aan die specifiek gericht zijn op het gebruik van de nieuwe AI-tools. Zorg ervoor dat medewerkers weten hoe ze de technologie in hun dagelijkse werkzaamheden kunnen toepassen.
• Stel een ondersteuningsteam samen: Zorg dat er een team of enkele key users beschikbaar zijn om vragen te beantwoorden en problemen op te lossen. Dit helpt om de overgang soepeler te laten verlopen.
• Betrek medewerkers bij het proces: Laat medewerkers meedenken over waar AI het beste kan worden ingezet. Dit zorgt voor draagvlak en geeft hen een gevoel van controle over de veranderingen.
• Deel ervaringen en promoot het aanreiken van nieuwe ideeën. Hou in de eerste fase per maand of per kwartaal een uitreiking van het beste nieuwe idee.

Ethische overwegingen en privacy

Het is essentieel dat je AI gebruikt binnen de kaders van de AVG en dat je de privacy van je klanten waarborgt. Weet waar je data wordt opgeslagen en maak niet zomaar gebruik van een AI-tool als je niet weet waar je data wordt opgeslagen en wat ermee gebeurt. Visionplanner waarborgt zijn informatiebeveiliging met het Visma VCDM-programma, een Information Security Management System dat speciaal is ontwikkeld voor de cloud. Dankzij dit programma is Visionplanner ISO 27001 en ISA 3402 type II gecertificeerd.De door Visionplanner aangeboden AI tools blijven binnen het Visionplanner domein, er worden geen klantgegevens met derden gedeeld.

Ontwikkelingen in VAIA

Visionplanner blijft VAIA voortdurend doorontwikkelen om kantoren beter te ondersteunen. Hieronder schets ik de nieuwste ontwikkelingen in VAIA die komende maanden naar verwachting beschikbaar komen:

• Automatisch aanvullen van gegevens: VAIA doet voorstellen voor ontbrekende klantinformatie, die de gebruiker alleen nog hoeft goed te keuren of aan te passen.
• Risicoanalyse voor samensteldossiers: Op basis van historie, branche en vergelijkbare dossiers doet VAIA voorstellen voor mogelijke samenstelrisico's, die de gebruiker kan accepteren of bewerken, waardoor de kans op gemiste risico's kleiner wordt.
• Checklistvragen beantwoorden: VAIA kan automatisch checklistvragen beantwoorden door relevante data te analyseren, wat de gebruiker tijd bespaart.
• Automatisch jaarrekeningdossier aanmaken: VAIA maakt automatisch een jaarrekeningdossier aan.

Wil je meer weten over hoe Visionplanner VAIA jouw kantoor kan helpen met AI? Meld je aan voor ons AI webinar.