De jaarrekening is klaar, het dossier is afgerond. En dan blijkt juist die laatste stap lastiger dan gedacht. Een document dat blijft hangen in de mailbox van een klant, een verkeerde versie die wordt ondertekend of onduidelijkheid over wie het document nog moet accorderen. Op zichzelf kleine verstoringen, maar verspreid over tientallen dossiers kosten ze veel tijd en energie.
Een goed ingericht ondertekenproces voorkomt dat. Het bespaart tijd, vermindert handmatig werk en geeft je grip op de kwaliteit en volledigheid van je dossier.
Voor accountants draait digitaal ondertekenen niet alleen om gemak. Je wilt zeker weten dat het juiste document door de juiste persoon wordt ondertekend, en dat je achteraf kunt aantonen hoe het proces is verlopen. Daarbij past niet voor elk document dezelfde aanpak: soms volstaat een eenvoudige elektronische handtekening, bij documenten met grotere financiële of juridische gevolgen heb je meer zekerheid nodig.
Juist daar worstelen veel kantoren mee. Niet omdat digitaal ondertekenen ingewikkeld is, maar omdat de eisen per situatie verschillen. Een standaard jaarrekening vraagt iets anders dan een financieringsaanvraag of een document waarvoor achteraf sterke bewijskracht nodig is. Wie vooraf nadenkt over die verschillen, voorkomt discussies en extra werk achteraf.
Het meeste handmatige werk in het ondertekenproces zit in de kleine stappen: documenten klaarzetten, e-mails sturen, herinneringen opvolgen en ondertekende versies opslaan. Met een geïntegreerde ondertekenflow verdwijnen veel van die stappen. Documenten worden direct vanuit je workflow aangeboden en komen na ondertekening automatisch terug in het dossier. Daardoor houd je meer tijd over voor je klanten.
Daarnaast geeft een goed ondertekenproces je inzicht. Je ziet welke documenten nog openstaan, wie nog moet tekenen en welke versie definitief is. Juist tijdens drukke periodes geeft dat rust. En omdat niet elk document dezelfde mate van zekerheid vraagt, bieden moderne ondertekenplatforms verschillende opties. Denk aan sms-verificatie, iDIN en gekwalificeerde elektronische handtekeningen. Zo maak je per situatie de juiste keuze.
Digitaal ondertekenen kent niet één ideale werkwijze. Welke oplossing het beste past, hangt af van je klanten, je proces en de mate van zekerheid die je nodig hebt.
Sommige kantoren kiezen ervoor om documenten direct vanuit Visionplanner te laten ondertekenen. Zeker wanneer klanten al regelmatig in Visionplanner werken voor dashboards, rapportages of tussentijdse cijfers, ligt dat voor de hand. Je houdt het proces eenvoudig en medewerkers werken vanuit één vertrouwde omgeving.
Andere kantoren geven de voorkeur aan een klantportaal waarin alle communicatie, documenten en ondertekeningen samenkomen. Voor klanten betekent dat één centrale plek om samen te werken met het accountantskantoor.
Soms is extra zekerheid nodig. Bijvoorbeeld wanneer een bank, financier of andere partij aanvullende eisen stelt aan de identificatie van de ondertekenaar of de bewijskracht van het document. In dat geval kan een gespecialiseerde ondertekenoplossing met aanvullende verificatiemethoden uitkomst bieden.
Welke route je ook kiest: hoe beter ondertekenen aansluit op je bestaande workflow, hoe minder handmatig werk en hoe meer grip je houdt op het proces.
Digitaal ondertekenen bespaart tijd, maar het grootste voordeel zit in grip: op de status van documenten, op compliance, op de juiste versie en op een compleet dossier. Zo wordt ondertekenen geen losse stap aan het einde van je proces, maar een vast onderdeel van een efficiënte workflow.
In juni organiseren we twee webinars over digitaal ondertekenen. Samen met PKISigning gaan we in op betrouwbaarheidsniveaus, compliance en de keuze voor de juiste ondertekenmethode. Samen met Hix laten we zien hoe je het volledige proces van jaarrekening tot handtekening stroomlijnt en het eenvoudiger maakt voor je klant.
Kies het webinar dat het beste aansluit bij de uitdagingen binnen jouw kantoor.
Meer zekerheid bij het ondertekenen?
Minder handmatig werk voor jou én je klant?